Ticari defterler, işletmenin işlemlerini ve şirket kararlarını düzenli biçimde kayda geçiren kanuni defterlerdir. Yalnız muhasebe defterlerinden oluşmaz; pay defteri ve şirket karar defterleri de bu kapsamdadır. Şirket türü, kuruluş tarihi ve elektronik defter kuralları hangi defteri nasıl tutacağınızı belirler. [1]
Gebze’deki üretici ile Kartal’daki tedarikçi arasında ödeme uyuşmazlığı çıktığında defter kayıtları önem kazanır. Ancak yalnız “bizim muhasebede alacak görünüyor” demek yeterli olmayabilir. Teslimi ve ödemeyi gösteren belgeleri de korumak gerekir.
İçindekiler
Ticari Defterler Nedir, Kimler Tutmak Zorunda?
TTK m.64 uyarınca her tacir ticari defter tutar. Bu nedenle kayıtlar işletmenin mali durumunu, borç ve alacaklarını anlaşılır biçimde göstermelidir. TTK m.65 ise kayıtların doğru, eksiksiz, zamanında ve düzenli olmasını arar. Ayrıca kayıtları düzeltirken önceki içeriği okunamaz hâle getiremezsiniz.
Şirketin muhasebe işini dışarıdan hizmet alarak yürütmesi, kendi yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. Gerçek kişi işletmesinde ise tacir–esnaf ayrımını ve vergi mevzuatındaki defter rejimini birlikte inceleyin.
A.Ş. Ve Limited Şirketler Hangi Defterleri Tutar?
Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ, A.Ş. ile limited şirketin defterlerini ayırır. Aşağıdaki tablo genel listeyi gösterir; elektronik tutma biçimi sonraki bölümün konusudur. [2]
| Defter | Anonim Şirket | Limited Şirket |
|---|---|---|
| Yevmiye Defteri | Evet | Evet |
| Defteri Kebir | Evet | Evet |
| Envanter Defteri | Evet | Evet |
| Pay Defteri | Evet | Evet |
| Genel Kurul Toplantı Ve Müzakere Defteri | Evet | Evet |
| Yönetim / Müdürler Kurulu Karar Defteri | Yönetim kurulu karar defteri zorunlu | Ayrı müdürler kurulu karar defteri isteğe bağlı |
Limited şirkette ayrı müdürler kurulu karar defteri yoksa yönetim kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine girer. Buna karşılık şirket ayrı defter tutarsa bu kararları artık genel kurul defterine kaydetmez. Fiziki ayrı müdürler kurulu karar defterinde, yönetim kurulu karar defterinin onay kuralları uygulanır.
E-Defter İle ETDS Aynı Şey Mi?
GİB e-Defter ile ETDS farklı sistemlerdir. ETDS, muhasebeyle ilgili olmayan şirket defterleri içindir. 1 Ocak 2026’dan itibaren kuruluşu tescil edilen şirketlerde pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri kural olarak ETDS’de tutulur. 2026’dan önce kurulanlarda, kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi anonim şirketler ayrıca bu yükümlülük kapsamındadır. Her eski limited şirket sırf 2026’ya girildiği için zorunlu kapsama girmez; tebliğdeki özel istisnalar da kontrol edilmelidir. [3]
Yönetim kurulu karar defterini ETDS’de tutmak genel olarak isteğe bağlıdır. Ancak BDDK gözetimindeki tebliğde sayılan şirketlerin yönetim kurulu karar defteri kapsam dışındadır. Tebliğ ayrıca belirli savunma sanayii şirketlerine özel istisna tanır. Bu nedenle bütün şirketlere tek geçiş kuralı uygulamayın.
GİB’in e-Defter uygulaması ise muhasebe kayıtlarıyla ilgilidir. Elektronik Defter Genel Tebliği, 1 Ocak 2025’ten itibaren bilanço esasına göre defter tutanları kural olarak uygulamaya almıştır; istisna ve geçiş hükümleri saklıdır. Yevmiye ve defteri kebir için bu rejimi, envanter defteri için ayrıca düzenlenen elektronik tutma koşullarını inceleyin. ETDS’ye geçmek GİB yükümlülüğünü karşılamaz. [4]
Açılış Ve Kapanış Onayı Ne Zaman Yapılır?
Fiziki defterlerde kuruluş ve kullanım öncesi açılış onayı gerekir. A.Ş. ve limited şirketin tescili sırasındaki açılış onayını ticaret sicili müdürlüğü yapar. İzleyen dönemlerde genel kural, kullanılacak dönemin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter onayıdır. Ancak yeterli sayfası bulunan pay ve genel kurul defterleri için her yıl yeni açılış onayı gerekmez.
Fiziki yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayı sonuna; yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise birinci ayı sonuna kadardır. Bunlar genel sürelerdir. Bununla birlikte mücbir sebep ve süre uzatımı duyuruları kapsamındaki şirketler özel düzenlemeyi kontrol etmelidir. [5]
Elektronik tutulan defter için noter açılış–kapanış onayı aranmaz. GİB e-Defter’de oluşturma, imzalama, berat ve saklama koşulları uygulanır. ETDS’de ise sistemin kayıt, doğrulama ve ibraz kuralları geçerlidir. “Notere gitmiyoruz” diyerek elektronik işlemleri de atlamayın.
Ticari Defterler Davada Nasıl Delil Olur?
HMK m.222, ticari defterlerin davada delil olmasını şartlara bağlar. Kanuna uygun kayıt, gerekli onaylar ve birbirini doğrulayan defterler önemlidir. Elektronik defterde de ilgili elektronik usullere bakılır. Ayrıca mahkeme, sahibinin lehine ve aleyhine kayıtları birlikte değerlendirir. [6]
Karşı tarafın defter sunmaması ile sunduğu usulüne uygun defterde hiç kayıt bulunmaması farklıdır. Karşı tarafın usulüne uygun defterinde uyuşmazlık hakkında kayıt yoksa yalnız kendi defterinizdeki kayıt lehinize delil olmaz. Ayrıca HMK m.222/3’te karşı kayıtlar ve kesin deliller için aranan şartlar da değerlendirilir. Teslim belgesi, sözleşme ve ödeme kayıtları bu yüzden önem taşır.
İstanbul 9. Asliye Ticaret Mahkemesi, 03.02.2026, E.2025/394, K.2026/70, taşıma alacağında usulüne uygun defterleri faturalar ve teslim belgeleriyle birlikte değerlendirdi. Davalı defter ve ödeme belgesi sunmamıştı. Mahkeme itirazı kısmen iptal etti. Ancak bu, istinaf yolu açık bir ilk derece kararıdır; yalnız muhasebe kaydının her olayda yeterli olduğunu göstermez. [7]
Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 06.12.2023, E.2022/3199, K.2023/7125, defterlerini sunmayan davalıya verilen ihtarı yetersiz buldu ve kararı bozdu. Daire, kesin süre ile uymamanın hukuki sonuçlarının usulünce bildirilmesini aradı. Karar, alacağın kesin olarak kabulü anlamına gelmez. [8]
Defterler Kaç Yıl Saklanır, Kaybolursa Ne Yapılır?
TTK m.82’ye göre ticari defterler ve sayılan dayanak belgeler on yıl saklanır. Bu süre, son kaydın veya ilgili belgenin oluştuğu takvim yılının sonundan başlar. Vergi mevzuatındaki ayrı süreleri bu yükümlülüğün yerine koymayın.
Yangın, su baskını, deprem veya hırsızlık gibi bir olayda zayi belgesi gündeme gelir. TTK m.82/7’deki genel başvuru süresi, kaybın öğrenildiği tarihten itibaren otuz gündür. İşletmenin bulunduğu yerde yetkili mahkemeye başvurulur. Olay tutanaklarını, hangi defterlerin etkilendiğini ve koruma önlemlerini gösteren belgeleri toplayın; yalnız “kayboldu” beyanıyla yetinmeyin.
İstanbul Anadolu 9. Asliye Ticaret Mahkemesi, 03.11.2021, E.2019/345, K.2021/792, arşiv deposu yangınında raporları ve diğer delilleri inceledi. Şirketin kusur veya ihmalinin bulunmadığını belirleyerek listelenen belgeler için zayi belgesi verdi. İstinaf yolu açık bu ilk derece kararı olayın ispatını örnekler; eski dosyanın süre rejimi bugünkü başvuru süresi yerine kullanılamaz. [9]
İstanbul Bölge Adliye Mahkemesi 12. Hukuk Dairesi, 16.05.2023, E.2023/281, K.2023/761, siber saldırı dosyasında ikincil e-Defter örneklerinin GİB’den temin edilip edilemediği araştırılmadan süre yönünden ret kararını hatalı buldu. Kararı kaldırıp dosyayı geri gönderdi; doğrudan zayi belgesi vermedi. Bu nedenle elektronik kayıpta yedeklerin durumunu da gecikmeden belirleyin. Güncel GİB Tebliği bölüm 7.1 de dosyaların entegratörden veya GİB’den temin edilememesini ve otuz günlük başvuruyu ayrıca düzenler. [10]
Ticari Defterler Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Muhasebe Programındaki Cari Hesap Dökümü Defter Yerine Geçer Mi?
Tek başına geçmez. Program çıktısı ile kanuni ticari defteri ayırın. Elektronik defterin biçim, oluşturma, imzalama ve saklama koşulları vardır. Bunun yanında muhasebe bakiyesi, taraflar arasında cari hesap sözleşmesi bulunduğunu tek başına göstermez.
Şirket Faaliyetsizse Defter Yükümlülüğü Biter Mi?
Hayır. O dönemde satış yapmamak, şirketin defter ve saklama yükümlülüklerini kendiliğinden kaldırmaz. Faaliyetsizlik, tasfiye ve sicilden silinme farklı durumlardır.
ETDS’ye Kararı Yükleyince Aslını Atabilir Miyiz?
Hayır. Tebliğ m.12/3, kayda dayanak fiziki karar tutanaklarını ve diğer belgeleri gerektiğinde ibraz etmek üzere saklamayı zorunlu tutar. Sisteme yüklemek, imzalı asılları atma izni vermez.
Defter Tutmamanın Sonucu Yalnız Para Cezası Mı?
Hayır. TTK m.562, ihlalin türüne göre idari veya adli yaptırımlar öngörür. Ayrıca düzensiz kayıt, davada ispatı zorlaştırabilir. Her eksikliği aynı suç veya aynı ceza olarak değerlendirmeyin.
Ticari Defterler İçin İlk Yapılması Gerekenler
Şirket türünü ve kuruluş tarihini belirleyin. Her defterin fiziki mi elektronik mi tutulduğunu, gerekli onayları ve son kayıtları kontrol edin. Uyuşmazlık varsa ilgili dönem dosyalarını, teslim–ödeme belgelerini ve mahkemenin kesin süreli ihtarını birlikte ele alın. Diğer rehberlere Ticaret Ve Şirketler Hukuku sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
Kaynakça
- 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, m.64–65, 82–86, 562 ↩
- Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ, m.5–11 ↩
- İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ, m.2, 5, 7–14 ↩
- Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1), bölüm 3.2, 4.3–4.4, 7.1 ↩
- Ticaret Bakanlığı, Mücbir Sebep Nedeniyle Yevmiye Defterinin Kapanış Onayı Süresinin Uzatılmasına İlişkin Duyuru, 04.03.2026 ↩
- 6100 Sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu, m.219–222 ↩
- İstanbul 9. Asliye Ticaret Mahkemesi, 03.02.2026, E.2025/394, K.2026/70 ↩
- Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, 06.12.2023, E.2022/3199, K.2023/7125 ↩
- İstanbul Anadolu 9. Asliye Ticaret Mahkemesi, 03.11.2021, E.2019/345, K.2021/792 ↩
- İstanbul Bölge Adliye Mahkemesi 12. Hukuk Dairesi, 16.05.2023, E.2023/281, K.2023/761 ↩
Yasal Uyarı
Bu makale, Köksoy Hukuk & Danışmanlık tarafından genel hukuki bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Web sitemizdeki tüm makale ve içeriklerin telif hakkı Av. Fırat KÖKSOY‘a aittir. Sitedeki makale ve içerikler, belirli bir kişi veya uyuşmazlık için verilmiş hukuki görüş ya da danışmanlık niteliğinde değildir. Her somut olay kendi koşulları çerçevesinde değerlendirilmelidir.